Toda empresa tiene una serie de gastos que se producen fuera del control diario de una oficina, pero que igual se deben gestionar y registrar, para lo cual se necesita llevar una administración eficiente que se encargue de realizar los correspondientes trámites. Por suerte, en la actualidad la tecnología ofrece sorprendentes soluciones que debes conocer para implementar en tu negocio.
Llevar la administración de un negocio no es fácil, sobre todo cuando hay distintos gastos que se reportan por diferentes vías, entre los que cuentan los generados fuera de oficina. Es decir, los que producen fuera de la empresa cuando se paga un peaje, se surte combustible a vehículos, se cubren algunos viáticos y otros que no se contemplan formalmente en la programación ordinaria.
Por suerte, hay soluciones efectivas que ayudan a registrar perfectamente este tipo de egresos que se determinan en una nota de gastos, que ahora se puede llevar de forma digital, gracias a los programas y aplicaciones que se han diseñado para tales fines.
Gracias a la tecnología, las notas de egresos se pueden tratar de forma digital, haciendo más fáciles los correspondientes procesos. Para hacerlo, se necesita el apoyo de empresas especializadas en la implementación de los sistemas digitales, que ayuden a instalarlos y a ejecutarlos eficientemente, además de los correspondientes programas informáticos.
¿Qué es una nota de gastos?
Las notas de gastos son comprobantes de pago que los trabajadores presentan a las empresas donde laboran cuando han hecho algún gasto por cuestiones de trabajo, que corresponde pagar al patrono. Su propósito es comprobar que en efecto se hizo un gasto que cumple con las normativas de la empresa y que se debe pagar al empleado que lo ejecutó.
Entre esos gastos destacan pasajes de autobús o de avión, algunas comidas, aparcamiento, traslados, viajes, alojamientos y demás gastos que los paga el trabajador, pero que después la empresa debe reconocer y reintegrar.
Para cumplir con los requerimientos legales y formales, toda nota de gasto debe tener ciertos datos y cubrir varios parámetros, metodologías y formatos previamente establecidos, entre los que destacan:
- Nombre del proveedor
- Concepto del gasto
- Importe
- Fecha.
También pueden incluir otros requerimientos dependiendo de la empresa que puede exigirlos para cumplir con sus políticas y procedimientos. En todo caso, siempre notifican a sus trabajadores cómo son los formatos y el correspondiente proceso de reclamo para que se les reintegren los recursos gastados.
Ventajas que incorpora la informática
Cuando se trabaja con empresas que utilicen la tecnología a favor de la gestión empresarial se logran maravillosos resultados que se traducen en un mejor manejo de los recursos y en una efectiva organización:
- Mejor control contable: al llevar todo de forma digital y con todas las ventajas que la tecnología provee, se puede llevar un mejor control administrativo de forma más rápida, eficiente y segura.
- Rapidez en los pagos: cuando un empleado tiene que cubrir algún gasto para la compañía que trabaja, lo correcto es que reciba pronto el importe de lo que le tocó pagar. Por lo general, tarda varios días, pero cuando se trata de sistemas digitales los procesos se agilizan mucho y los comunes retrasos pueden dejar de pasar.
- Mayor orden administrativo: al ser más rápidos los trámites y haber un registro más efectivo se optimiza el orden y control administrativo, tanto que, incluso, al ser todo digital se puede saber en tiempo real lo que el trabajador está gastando para ver si es pertinente el mismo y si se hace dentro de lo establecido por los correspondientes controles administrativos.
En conclusión, una buena gestión de gastos puede ayudar a optimizar las funciones de toda empresa. Así que siempre es recomendable adoptar un buen sistema que se encargue de desarrollar efectivas soluciones.No pierdas tiempo e instala un sistema de gestión administrativa que contenga funciones prácticas para el control de las notas de gastos. Seguro te ayudará enormemente a que todo salga mejor dentro de tu empresa u organización.
